1. Qui nous sommes

Zedmail est un service canadien d'infrastructure courriel exploité sous le nom commercial Zedmail à l'adresse zedmail.com par Ozonagram Ltd, société à charte fédérale (n° de société 1198855-7), Suite M162, 110 chemin Didsbury, Ottawa (Ontario) K2T 0C2, Canada.

Le responsable de la protection des renseignements personnels est Darren Atwater, agent de la protection de la vie privée, joignable à privacy@zedmail.com.

Toutes les données sont stockées sur des serveurs situés au Canada.

Pour toute question relative à la présente politique, écrivez à privacy@zedmail.com.

2. Données que nous collectons

Catégorie	Données	Pourquoi
Informations de compte	Adresse courriel, nom, langue, devise de facturation, fuseau horaire	Créer et gérer votre compte; vous contacter au sujet du service
Données d'envoi	Adresses courriel de l'expéditeur et du destinataire, sujet, corps du message, horodatage, statut de livraison	Livraison des courriels, journaux d'audit, gestion des rebonds et des plaintes
Données techniques	Adresse IP (hachée pour la limitation de débit), agent utilisateur, requêtes API	Sécurité, prévention des abus, limitation de débit
Données de facturation	Compteurs d'utilisation, identifiant client Paddle (aucune carte stockée par nous)	Facturation mensuelle et rapports d'utilisation
Journaux de suivi	Événements d'ouverture et de clic (si activé), sans adresse IP ni empreinte d'appareil	Statistiques de délivrabilité (opt-in par compte)
Statistiques de navigation	Pages consultées, référents, type d'appareil — agrégés, sans cookies, sans identifiant personnel	Compréhension de l'utilisation du site (Matomo auto-hébergé, sans cookies)

Nous ne collectons pas de données de navigation à des fins publicitaires, n'utilisons pas de traceurs publicitaires et ne profilons pas nos utilisateurs à des fins commerciales.

3. Comment nous utilisons vos données

• Fournir et améliorer le service d'envoi de courriels
• Authentifier les connexions et les appels API
• Détecter et prévenir les abus, le spam et les activités frauduleuses
• Générer les factures mensuelles et les rapports d'utilisation
• Vous envoyer des notifications importantes liées au service (changements de conditions, alertes de sécurité)
• Mesurer l'utilisation agrégée du site afin d'améliorer notre offre
• Respecter nos obligations légales

Nous n'utilisons pas vos données pour de la publicité ciblée ou pour créer des profils à des fins non liées au service.

4. Résidence des données — Canada uniquement

Toutes les données des comptes et des messages sont stockées sur des serveurs au Canada, dans des centres de données exploités par OVHcloud au Québec. Zedmail est exploité par Ozonagram Ltd, une société canadienne constituée au fédéral, sans bureau, personnel ni infrastructure aux États-Unis, et nous n'utilisons pas d'hébergement américain.

Si quelqu'un exige vos données. Nous sommes une société canadienne assujettie au droit canadien, y compris aux ordonnances des tribunaux et autorités du Canada. Si un tribunal ou une autorité publique, au Canada ou ailleurs, nous oblige à divulguer des données, nous ne divulguerons que ce à quoi nous sommes légalement contraints, nous vous en aviserons avant la divulgation sauf si la loi nous l'interdit, et nous renverrons l'autorité vers vous lorsque c'est possible. Nous ne divulguerons pas de données à une autorité hors du Canada à moins d'y être légalement contraints.

Deux précisions que nous tenons à faire clairement, parce que d'autres fournisseurs ne les font pas :

• La livraison sort du Canada. Envoyer un message le transmet au fournisseur de courriel du destinataire, où qu'il soit établi. Si votre destinataire utilise Gmail ou Outlook, sa copie du message se trouve sur cette infrastructure dès son arrivée. Aucun service de courriel ne peut changer cela, et tout fournisseur qui promet une livraison entièrement canadienne décrit une chose que le courriel ne permet pas. Ce que nous contrôlons — le stockage, le traitement et les journaux — demeure au Canada.
• Nous administrons le service depuis l'Ontario. Vos données sont hébergées au Québec, mais Zedmail est exploité depuis Ottawa. Un client assujetti à la Loi 25 confie donc des renseignements personnels à un prestataire situé hors du Québec et doit réaliser sa propre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Nous vous fournirons les renseignements nécessaires.

Notre outil d'analyse de site (Matomo) est auto-hébergé sur notre propre infrastructure canadienne — aucune donnée n'est transmise à un tiers.

Notre processeur de paiement, Paddle (paddle.com), est une plateforme britannique. Les données de paiement (numéros de carte, etc.) sont gérées directement par Paddle et ne transitent jamais par nos serveurs.

5. Sous-traitants

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous faisons appel aux sous-traitants suivants :

• OVH HEBERGEMENT INC. (Québec, Canada) — hébergement de serveurs. Toutes les données demeurent au Canada.
• Paddle (Londres, Royaume-Uni) — traitement des paiements. Paddle reçoit votre adresse courriel et votre identifiant de compte afin de lier les paiements à votre compte. Paddle agit à titre de Merchant of Record.
• Matomo Analytics — auto-hébergé sur notre propre infrastructure canadienne. Les cookies sont désactivés; aucune donnée personnelle n'est collectée ni transmise à l'extérieur de nos serveurs.
• Autorités légales — uniquement si une loi canadienne applicable l'exige et dans les limites permises par le droit canadien.

Aucun partage avec des partenaires publicitaires, des courtiers en données ou des tiers non essentiels.

6. Conservation des données

• Journaux et contenu des messages : conservés pendant une période que vous choisissez, entre 7 et 365 jours (adresses de l'expéditeur et du destinataire, objet, corps du message et statut de livraison), afin que vous puissiez consulter vos messages envoyés, puis supprimés définitivement. À défaut de choix, la période est de 45 jours, ou de 90 jours pour le courrier envoyé avec une clé d'API de l'ancien format. La valeur applicable est affichée en regard de chaque clé d'API dans les paramètres de votre compte. Vous pouvez la modifier à tout moment dans les paramètres de votre compte. Raccourcir la période prend effet à la suppression nocturne suivante ; les messages déjà supprimés ne peuvent pas être restaurés.
• Pièces jointes : le contenu des pièces jointes n'est jamais conservé. Les fichiers joints ne sont gardés que pendant l'envoi du message, puis supprimés. Nous conservons le nom, le type et la taille du fichier avec l'enregistrement du message, et ils sont supprimés avec lui.
• Journaux de serveur de courrier et d'application : les journaux tenus hors de la base de données consignent l'activité de livraison et contiennent des adresses de destinataires. Ils sont conservés au maximum 7 jours, puis supprimés.
• Enregistrements de suppression (adresses désabonnées, en rebond définitif ou ayant signalé un pourriel) : conservés tant que votre compte est ouvert, quelle que soit la période de conservation choisie, afin qu'un désabonnement continue d'être respecté. Un désabonnement n'expire pas. À la fermeture du compte, ils sont supprimés avec le reste de vos données ; vous pouvez les exporter avant.
• Registre de suppression à l'échelle du service : nous tenons aussi, pour notre propre compte, un registre des adresses ayant produit un rebond définitif ou une plainte pour pourriel, et des demandes de désabonnement traitées. Les adresses y sont hachées. Une inscription demeure tant qu'un compte Zedmail continue de supprimer l'adresse, et elle est effacée 3 ans après que le dernier compte a cessé de la supprimer. Nous n'utilisons ce registre que pour protéger le service contre les abus, maintenir la délivrabilité et démontrer qu'une demande a été respectée. Nous ne l'utilisons jamais pour écrire à qui que ce soit.
• Liste permanente de non-sollicitation : lorsqu'une personne exige de ne plus recevoir aucun courrier par le service, ou que la loi l'impose, nous pouvons inscrire son adresse, sous forme hachée, sur une liste permanente, accompagnée d'une note brève et factuelle expliquant le motif. Chaque inscription est conservée aussi longtemps qu'il le faut pour respecter cette exigence et ne sert qu'à bloquer l'envoi vers cette adresse.
• Sauvegardes : les sauvegardes chiffrées ne sont pas modifiées lorsque des données actives sont supprimées. Une donnée supprimée demeure dans une sauvegarde jusqu'à l'expiration de celle-ci, soit au plus 90 jours plus tard. Les messages en attente dans la file d'envoi et les journaux de serveur ne sont pas sauvegardés. Nous ne restaurons une sauvegarde que pour rétablir le service.
• Courrier en transit : un message en attente de livraison ou de nouvelle tentative est conservé sur le serveur jusqu'à trois jours, le temps d'être livré ou abandonné. Il n'est jamais inclus dans une sauvegarde.
• Données de compte (votre compte, vos utilisateurs et contacts de facturation) : conservées pendant la durée de votre abonnement actif, plus 90 jours après la résiliation. Le contenu des messages, les journaux de livraison et les enregistrements de suppression sont supprimés dans les 30 jours suivant la fermeture du compte — les 90 jours s'appliquent au dossier du compte lui-même, pas aux données de vos destinataires.
• Journaux de facturation : conservés 7 ans conformément aux exigences comptables canadiennes.
• Journaux de sécurité (tentatives de connexion, activité API) : conservés 30 jours.
• Statistiques de navigation agrégées : conservées 13 mois, puis supprimées automatiquement (politique de rétention Matomo).

7. Vos droits

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, le cas échéant, au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous avez le droit de :

• Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet
• Rectifier les données inexactes depuis la page Compte de votre tableau de bord
• Supprimer votre compte et toutes les données associées
• Exporter vos données de compte dans un format courant (sur demande)
• Vous opposer à certains traitements ou en demander la limitation

Pour exercer ces droits, écrivez à privacy@zedmail.com. Nous répondrons dans les 30 jours.

8. Sécurité

Nous protégeons vos données par :

• Chiffrement TLS pour toutes les communications API et SMTP
• Mots de passe hachés avec bcrypt (jamais stockés en clair)
• Clés API à usage unique, stockées sous forme de hachage
• Accès administrateur restreint au personnel autorisé
• En-têtes de sécurité HTTP (CSP, HSTS, X-Frame-Options)

Aucun système n'est parfait. Si vous découvrez une vulnérabilité de sécurité, veuillez nous la signaler de manière responsable à hello@zedmail.com.

9. Témoins (cookies) et analytique

Nous utilisons un seul témoin de session fonctionnel pour maintenir votre connexion. Nous n'utilisons pas de témoins de suivi ni de témoins publicitaires.

Nous utilisons Matomo Analytics, auto-hébergé sur notre propre infrastructure canadienne, pour comprendre l'utilisation agrégée de notre site. Matomo est configuré avec les cookies désactivés — il ne dépose aucun témoin dans votre navigateur et ne collecte aucune donnée personnelle. Aucun consentement aux témoins n'est requis.

10. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. En cas de modifications importantes, nous vous en informerons par courriel et par un avis dans votre tableau de bord. La date de la dernière mise à jour est toujours indiquée en haut de cette page.

11. Nous contacter

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles :

Ozonagram Ltd
Suite M162, 110 chemin Didsbury
Ottawa (Ontario) K2T 0C2
Canada
hello@zedmail.com